Mandantendaten, die in Ihrer Kanzlei bleiben.

Typische Ausgangslage

Vielleicht kommt Ihnen davon etwas bekannt vor

• Mandantenunterlagen gehen als E-Mail-Anhang raus, weil es keinen besseren Weg gibt – und weil der Mandant es so gewohnt ist.
• Akten liegen teils in einer Cloud, teils auf dem alten Server, teils auf einzelnen Notebooks.
• Die Kanzleisoftware hat ihre eigene Datenhaltung, aber alles daneben ist gewachsen.
• Beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin weiß niemand sicher, welche Zugänge zu entziehen wären.
• Die Lizenzkosten pro Kopf steigen jedes Jahr, ohne dass sich etwas verbessert.
• Ob das Backup im Ernstfall funktioniert, hat noch nie jemand geprüft.
• Auf die Frage, wo die Mandantendaten rechtlich liegen und wer darauf zugreifen könnte, gibt es keine belastbare Antwort.

Warum das bei Ihnen anders wiegt

Verschwiegenheit ist keine Einstellungssache

In den meisten Betrieben ist Datenhoheit eine Frage der Vorliebe. In einer Kanzlei ist sie eine Frage der Berufspflicht. Sie stehen dafür gerade, wo Mandantendaten liegen und wer darauf zugreifen kann – auch dann, wenn der Zugriff nie stattfindet, sondern nur rechtlich möglich wäre.

Deshalb beantwortet der Souveränitätscheck für jedes System dieselben Fragen: Wo liegen die Daten? Wer ist Vertragspartner? Wer könnte rechtlich zugreifen? Gibt es einen vollständigen Export? Was würde ein Wechsel kosten? Am Ende steht keine Meinung, sondern eine Bewertung je System.

Was sich ändert

Wie eine Kanzlei danach arbeitet

• Akten liegen im Haus. Ein kleiner Server in Ihren Räumen trägt Dateien und Backup – ein Gerät, auf das Sie zeigen können.
• Unterlagen gehen nicht mehr per Anhang. Der Mandant bekommt einen passwortgeschützten Link mit Ablaufdatum, oder lädt selbst in einen Ordner hoch, den nur Sie sehen.
• Mail und Kalender laufen im EU-Rechtsraum, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und mit Outlook, so wie Ihr Sekretariat es gewohnt ist. Der Vertrag läuft auf Ihre Kanzlei.
• Zugänge sind geregelt. Ein gemeinsamer Passworttresor im Haus, sauberer Entzug beim Austritt, nachvollziehbar dokumentiert.
• Das Backup ist geprüft. Nicht nur eingerichtet, sondern einmal echt zurückgespielt – und danach automatisch nachkontrolliert.
• Die Kanzleisoftware bleibt, wo sie ist. Windows-Arbeitsplätze, Diktiersystem, Kartenleser und Fachscanner bleiben unangetastet.

Der genaue Ablauf steht auf der Seite Umstieg. Er beginnt immer mit der Aufnahme Ihrer Fachsoftware und Spezialgeräte – bevor ein Festpreis genannt wird, nicht danach.

Die Frage, die Sie stellen sollten

Und wenn Ihnen etwas zustößt?

Eine berechtigte Frage, und ich beantworte sie gerne, bevor Sie sie stellen müssen: Grün.Support ist eine Person. Ein Umstieg, bei dem Sie am Ende von mir abhängig sind statt von einem Konzern, wäre kein Fortschritt.

Deshalb gehören alle Admin-Zugänge, Lizenzen und Verträge Ihnen, nicht mir. Der Aufbau folgt einem bekannten Standard, keiner Speziallösung. Und Sie bekommen eine Übergabemappe, die für einen fremden Dienstleister geschrieben ist: Systeme, Zugänge, Verträge, Abläufe, Wiederanlauf.

Die Mappe zeige ich Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie etwas unterschreiben.

Abgrenzung

Was ich nicht mache

• Keine Rechtsberatung und keine berufsrechtliche Auslegung. Ich baue die technische Seite, die Bewertung nach Standesrecht bleibt bei Ihnen und Ihrer Kammer.
• Keine vollständige DSGVO-Prüfung und kein formelles Security-Audit.
• Kein Eingriff in Ihre Kanzleisoftware. Deren Betreuung bleibt beim Hersteller oder Ihrem bisherigen Partner.
• Kein Betrieb ohne Microsoft. Windows bleibt am Arbeitsplatz, weil Ihre Fachsoftware daran hängt.