Für Betriebe in Wien und Umgebung
Ein System für den ganzen Betrieb.
Angebot, Auftrag, Lager, Zeit, Personal und Rechnung in einem Programm statt in fünf. Jede Information wird einmal erfasst und steht überall dort, wo sie gebraucht wird. Das nennt sich Betriebssoftware oder ERP. Im Alltag heißt es, dass du dieselbe Adresse nicht mehr dreimal tippst und am Monatsende keine Zettel suchst.
Das erste Gespräch kostet nichts und dauert eine Stunde. Danach weißt du, ob sich die Umstellung für dich rechnet, und wenn nicht, sage ich das.
Für wen
Kleine Betriebe ohne eigene IT
- Eine bis rund fünfzehn Personen. Groß genug, dass Doppelarbeit jeden Tag Geld kostet. Klein genug, dass die Entscheidung an einem Tisch fällt und niemand ein Budget freigeben muss, das erst im nächsten Quartal kommt.
- Niemand im Haus ist für IT zuständig. Es macht der, der sich am wenigsten fürchtet, meistens neben der eigentlichen Arbeit und meistens abends.
- Die Programme sind mitgewachsen. Für jedes neue Problem kam eines dazu: ein Rechnungsprogramm, eine Tabelle für das Lager, ein Kalender, ein Ordner voller Lieferscheine. Zusammengeplant hat das nie jemand.
- Der Weg vom Auftrag zur Rechnung geht über mehrere Hände. Genau dort entsteht der Schaden, und genau dort ist er messbar.
- Keine Branche vorausgesetzt. Handel, Handwerk, Gastronomie, Studio, Büro. Was zählt, ist der Ablauf, nicht das Schild an der Tür.
Nicht passend: Betriebe, deren Kernablauf an einer Fachsoftware hängt, die rechtlich oder von der Kammer vorgegeben ist. Die wird nicht ersetzt. Dann binde ich sie an, oder ich sage ab.
Der Satz, den ich am häufigsten höre
Das geht bestimmt besser, aber es kostet sicher zu viel.
Das Gefühl ist berechtigt und die Sorge auch. Angebote fangen oft bei einem Projekt an, das Monate dauert und vierstellig beginnt. Viele Betriebe haben genau deshalb aufgehört zu fragen. Bei mir fängt es mit einer Aufnahme an, nicht mit einer Umstellung: Ich sehe mir an, wie ein Auftrag bei dir durchs Haus läuft, und danach steht schwarz auf weiß, was in ein System wandert, was draußen bleibt und was das kostet. Nach der Aufnahme kannst du aufhören, die Unterlagen gehören dann dir.
Woran du es merkst
Sechs Anzeichen, dass ein System reicht
Die meisten Betriebe wollen keine neue Software. Sie wollen weniger Handgriffe. Wenn dir mehr als zwei davon bekannt vorkommen, ist die Umstellung meistens billiger als das Weitermachen.
Dieselbe Adresse dreimal
Kundendaten, Positionen und Preise stehen im Angebot, im Lieferschein und in der Rechnung, und jedes Mal werden sie neu eingetippt.
Stunden und Material kommen spät zurück
Gearbeitete Zeit steht auf Zetteln, verbautes Material weiß der Kollege. Manches wird nie verrechnet.
Niemand weiß, was übrig bleibt
Was ein Auftrag am Ende gekostet hat, lässt sich nicht ermitteln, weil die Zahlen in verschiedenen Programmen liegen.
Der Lagerstand stimmt nur ungefähr
Was da ist, steht in einer Tabelle, die jemand pflegt, wenn Zeit ist. Nachbestellt wird, wenn das Regal leer aussieht.
Fünf Abos, keine Verbindung
Jedes Werkzeug kostet monatlich, und die Daten wandern trotzdem von Hand.
Rechnungen gehen spät raus
Zwischen fertiger Arbeit und gestellter Rechnung liegen Wochen statt Tage. Das Geld kommt entsprechend später.
Alles in einem System
Was in ein System wandert
Nicht alles auf einmal und nicht alles bei jedem Betrieb. Was davon wirklich zusammengehört, entscheidet die Aufnahme. Das hier ist der Bereich, aus dem geschöpft wird.
VerkaufAngebot und Auftrag
Angebot schreiben, Auftrag daraus machen, Lieferschein und Rechnung folgen auf Knopfdruck. Kundendaten, Artikel und Preise liegen einmal da, nicht dreimal.
RechnungRechnungslegung und Offene Posten
Rechnungen aus dem Auftrag heraus, wiederkehrende Rechnungen automatisch, E-Rechnung an Behörden im vorgeschriebenen Format. Dazu Zahlungseingänge, Mahnwesen und die Übergabe an die Buchhaltung, als Export statt als Ordner voller Belege.
LagerWarenwirtschaft und Einkauf
Artikel, Bestände, Lieferanten, Bestellungen, Wareneingang, Inventur. Der Lagerstand ergibt sich aus dem, was verkauft und eingekauft wurde, statt aus einer Tabelle, die jemand nachträgt. Auch für Handel, Werkstatt und Küche.
ZeitStunden und Nachkalkulation
Zeiten werden dort erfasst, wo gearbeitet wird: am Telefon, am Gerät, auf der Baustelle. Sie landen auf dem Auftrag und damit auf der Rechnung. Am Ende siehst du, was ein Auftrag gekostet hat und was übrig geblieben ist.
PersonalStammdaten, Zeiten, Abwesenheiten
Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, Urlaub und Krankenstand an einer Stelle, und zwar so aufbereitet, dass die Lohnverrechnung damit arbeiten kann, statt jeden Monat Zettel abzutippen.
Grenze: Die Verrechnung selbst macht deine Steuerberatung oder Personalverrechnung. Ich richte das System ein und übergebe die Daten im Format, das sie braucht.
KasseVerkauf am Tresen
Registrierkasse einrichten und anbinden: Signaturerstellungseinheit, Registrierung bei FinanzOnline, Bondrucker, Terminal. Umsätze laufen von dort ins System, statt ein zweites Mal erfasst zu werden. Die Kassensoftware selbst kommt vom Hersteller.
ÜberblickAuswertungen
Offene Angebote, offene Rechnungen, Stunden pro Auftrag, Deckungsbeitrag. Keine Berichtsschlacht, sondern drei Zahlen, die du wirklich anschaust und die stimmen, weil sie aus dem täglichen Arbeiten kommen.
Die Software
Du bekommst die Software, die zu deinem Betrieb passt
Ich bin an kein Produkt gebunden und verdiene an keiner Lizenz. Deshalb kann ich die Frage beantworten, um die es wirklich geht: Was passt zu deiner Arbeit? Die Antwort hängt an deinem Ablauf, und den sehe ich mir vorher an. Willst du vorab wissen, mit welchen Systemen ich arbeite, ruf an, dann sage ich es dir. Auf dieser Seite steht es nicht, weil eine Empfehlung ohne deinen Ablauf nichts wert ist.
Wonach ich auswähle
Nach deinem Ablauf, nach der Größe deines Betriebs und danach, was in zwei Jahren noch tragen muss. Dazu kommt, wie gut sich das System warten lässt, und zwar von dir und von jedem, der nach mir kommt.
Was du heute nutzt und was gut funktioniert, bleibt. Eine Software zu tauschen, die ihre Arbeit tut, kostet Geld ohne Gegenwert.
Was ich nicht mache
Kein Produkt, an dem ich mitverdiene. Keine Lizenzmarge, keine Vermittlungsprovision. Lizenz- und Hostingkosten stehen getrennt im Angebot, zu dem Preis, den sie kosten.
Und keine Empfehlung, bevor ich deinen Betrieb gesehen habe. Wer dir die Software nennt, ohne zu fragen, wie du arbeitest, empfiehlt sein eigenes Geschäft.
Was du dabei behältst
Deine Betriebsdaten liegen in der EU und lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Zugänge, Lizenzen und Verträge laufen auf deinen Namen.
Am Ende bekommst du eine Übergabemappe, mit der ein anderer Dienstleister übernehmen kann, auch wenn ich ausfalle.
Ablauf
Drei Schritte, immer in dieser Reihenfolge
Ein Angebot über eine Umstellung, ohne deine Abläufe gesehen zu haben, wäre geraten. Deshalb steht die Aufnahme vor der Umsetzung, und das Gespräch vor der Aufnahme.
Erstgespräch, kostenlos
Eine Stunde, bei dir oder am Telefon. Wir gehen durch, wie ein Auftrag bei dir hereinkommt, wer was wo erfasst und wo dieselbe Information ein zweites Mal aufschlägt. Kein Angebot, keine Technik.
Prozessaufnahme zum Festpreis
Der eigentliche Einstieg, und der erste bezahlte Schritt. Ich halte fest, welche Programme im Einsatz sind, welche Belege und Fristen daran hängen und wo es doppelt läuft. Du bekommst deinen Ist-Ablauf schriftlich und einen Vorschlag, was in ein System wandert und was bewusst draußen bleibt.
Umsetzung als eigenes Angebot
Einrichtung, Übernahme der Daten aus den alten Programmen, Einschulung deines Teams, Übergabemappe. Der Preis dafür kommt erst nach der Aufnahme, mit einer Zahl, die auf gesehenen Abläufen beruht statt auf einer Schätzung.
Auch ohne Projekt
Es muss nicht gleich das ganze System sein
Die meisten rufen wegen eines Geräts an, nicht wegen ihrer Abläufe. Völlig in Ordnung, ich bin gelernter Techniker. Solche Aufträge rechne ich nach Aufwand ab, ohne Vertrag und ohne Paket.
Geräte und Netzwerk
Rechner, Drucker, Telefone, Server, WLAN und Leitungen: einrichten, ersetzen, aufräumen, Ausfälle beheben.
Backup und Zugänge
Ein Backup, das eingerichtet und einmal gemeinsam zurückgeholt wird. Passwortmanager, Rechte und saubere Übergaben beim Personalwechsel.
Wenn etwas nicht mehr geht
Fehlersuche, Datenübernahme auf neue Geräte, Webauftritt und das, was dahinter läuft: Anfragen, Reservierungen, Öffnungszeiten.
Keine zugesagte Reaktionszeit und keine Bereitschaft rund um die Uhr. Ohne Bereitschaftsmodell wäre das ein Versprechen, das ich nicht halten kann. Wer das braucht, ist bei mir falsch, und das sage ich lieber vorher.
Was es kostet
Erst die Aufnahme, dann die Zahl
Auf dieser Seite steht bewusst kein Preis für die Umstellung. Ohne gesehenen Ablauf wäre jede Zahl geraten, und eine geratene Zahl ist entweder zu hoch oder muss später nach oben korrigiert werden. Beides ist schlechter als ein Gespräch.
Prozessaufnahme
Festpreis, den ich dir vorher nenne. Er hängt davon ab, wie viele Programme und Abläufe wir sinnvoll erfassen müssen. Ergebnis ist kein dicker Bericht, sondern eine Entscheidungsgrundlage.
Umsetzung
Eigenes Angebot nach der Aufnahme, mit klarem Umfang und der Liste dessen, was nicht enthalten ist. Lizenz- und Hostingkosten getrennt ausgewiesen, ohne Aufschlag.
Einzelne Aufträge
Nach Aufwand, in kleinen Einheiten. Den Stundensatz nenne ich am Telefon, zusammen mit einer Einschätzung, wie lange es dauert, bevor du zusagst.
Ich bin nicht der billigste Anbieter in Wien. Dafür bezahlst du keinen Vertrieb, keine Zwischenebene und kein Projektbüro mit. Du redest mit dem, der die Arbeit macht.
Erzähl mir, wie ein Auftrag bei dir durchs Haus läuft.
Ein paar Sätze reichen: was du machst, welche Programme im Einsatz sind und wo es am meisten hakt. Ich melde mich mit einer Einschätzung zum sinnvollen nächsten Schritt, auch dann, wenn der lautet, dass du vorerst nichts umstellen solltest.
Es geht um deine privaten Geräte? Dann passt IT-Hilfe für zuhause besser, dort stehen feste Preise.